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关于做好2022年度文件材料归档工作的通知
来源:党办院办 时间:2023-03-07

校直各单位、各部门:

为确保万博水晶宫各类历史记录收集及时完整,更好地为万博水晶宫的各项工作服务,现就做好万博水晶宫2022年度文件材料归档工作的相关事宜通知如下:

一、归档范围

凡在2022年工作中直接产生的,能反映万博水晶宫工作面貌且具有查考作用的文件材料(包括纸质材料、电子文件材料),获得市级及以上奖励的匾、锦旗、奖杯、证书等,以及校外单位、人士捐赠给万博水晶宫有重要意义的捐赠品,如名人题词、书画等实物均应向万博水晶宫综合档案室移交归档。各部门各类档案具体归档范围见附件1。其他未具体列出归档范围的部门,应根据万博水晶宫存史留档的原则及工作查考需要,做好相关文件材料的归档保存。

    二、归档时间

    (一)党群类、行政类、科研类、基建类、出版类、外事类、财会类文件材料于2023年4月28前立卷归档。

    (二)宣传部负责照片材料、视频材料的归档,于2023年4月28日前立卷归档。

    (三)各二级学院办公室于20236月28前负责收集齐全有关毕业班的毕业照并立卷归档。

    (四)教学类文件材料于20239月4前立卷归档。

    (五)科研课题、设备招标合同等材料基建项目材料完成一项归档一项

    三、归档要求

    (一)请各单位、各部门主要领导和分管档案工作的领导要高度重视档案归档工作,确保万博水晶宫整体归档工作的顺利完成。

    (二)请各部门兼职档案员认真对照附件1各类档案具体归档范围,收集整理本部门需归档的档案材料按时移交万博水晶宫综合档案室。归档前须填写好归档移交目录表(一式两份),以作为移交凭证,一份由归档单位留存备查,一份交万博水晶宫综合档案室。归档移交目录表见附件2。

    (三)要求以电子文档形式归档的照片、视频、OA文件等材料,必须使用档案级光盘刻录归档保存,一式两份。

    (OA办公系统已完成办理流程的文件纸质版及电子版由党委办公室、院长办公室统一归档

    (部门会议记录纪要、未OA系统办理的文件等均部门主要负责人签发后交综合档案室归档。凡是归档的文件材料统一A4规格的纸张一律用碳素墨水书写,字迹工整、清晰,左边应留有2cm的装订线归档文件必须存原件

    其他未尽事宜如有疑问,请及时联系万博水晶宫综合档案室,联系电话:5895191。万博水晶宫综合档案室办公地点:临桂校区明德楼420、421室。随时欢迎咨询档案工作事宜。

   附件:1.桂林医学院各类档案归档范围和保管期限表

        2.桂林医学院2022年度档案材料归档移交目录表

  

桂林医学院

20233月7